Perché la privacy dei dati dei dipendenti è fondamentale

La privacy dei dati sul posto di lavoro non è solo una casella da spuntare per la compliance o un tema legale. È parte integrante del modo in cui un’organizzazione protegge le persone, la reputazione e il proprio futuro. I dipendenti sono al centro di tutto questo, perché generano e gestiscono la maggior parte dei dati che fanno funzionare l’azienda.

I dati dei dipendenti non si limitano a nome ed email. Possono includere informazioni su stipendi, dati sanitari, valutazioni delle prestazioni, controlli dei precedenti, log dei dispositivi e talvolta persino conversazioni personali che avvengono tramite sistemi e canali aziendali. Una gestione impropria di queste informazioni può danneggiare il morale, erodere la fiducia ed esporre l’organizzazione a rischi legali e finanziari.

Quando i dipendenti sono certi che i loro dati vengono trattati in modo responsabile, tendono a fidarsi degli strumenti interni, a segnalare più facilmente gli errori, a riportare tempestivamente situazioni sospette e a collaborare durante le indagini. Al contrario, quando manca la fiducia, le persone possono aggirare le policy, utilizzare strumenti non autorizzati o esitare a parlare quando qualcosa non sembra giusto.

Ecco perché la fiducia dei dipendenti e una gestione responsabile dei dati sono oggi più importanti che mai. I dipendenti rappresentano spesso la prima linea di difesa contro il social engineering moderno, soprattutto ora che le truffe basate sull’AI sono sempre più credibili.

La nuova realtà: minacce cyber alimentate dall’AI

Le minacce che i dipendenti affrontano oggi stanno evolvendo rapidamente, in gran parte a causa dell’intelligenza artificiale. Deepfake, clonazione vocale e strumenti di phishing automatizzati rendono più semplice per gli attaccanti impersonare dirigenti, leader, colleghi o partner fidati. Anche un breve clip audio o video disponibile pubblicamente può essere sufficiente per creare un falso convincente.

Le piccole e medie imprese sono particolarmente esposte, perché spesso non dispongono di team di sicurezza dedicati o di processi formali per verificare richieste insolite. Questo le rende bersagli ideali per attacchi come:

Impersonificazione dei dirigenti e social engineering basati sull’AI

Gli attaccanti utilizzano l’AI generativa, inclusi deepfake vocali o video e messaggi altamente personalizzati, per impersonare in modo credibile CEO, responsabili finanziari o colleghi fidati. Questi attacchi fanno spesso leva sull’urgenza per spingere i dipendenti a effettuare pagamenti o condividere informazioni sensibili.

Un esempio molto noto riguarda la società di ingegneria Arup, dove un dipendente è stato ingannato durante una videochiamata deepfake e ha trasferito circa 25 milioni di dollari, convinto che la richiesta fosse legittima.

Business Email Compromise (BEC)

Gli attacchi BEC coinvolgono account email falsificati o compromessi, utilizzati per manipolare i normali flussi di lavoro aziendali e dirottare fondi. Ciò che rende il BEC particolarmente pericoloso è che spesso non richiede malware: si basa su fiducia, tempismo e persuasione.

L’FBI ha più volte avvertito che il BEC è una delle categorie di cybercrime con l’impatto finanziario più elevato.

Un caso reale: a metà del 2025, il gigante chimico Orion ha perso 60 milioni di dollari a causa di una truffa che impersonava un fornitore, citando clausole contrattuali esatte e scadenze di produzione urgenti. Nessun malware, solo social engineering estremamente efficace.

Messaggio chiave: affidarsi al “buon senso” o a una formazione obsoleta non è più sufficiente. Gli attacchi basati sull’AI sono raffinati, personalizzati e difficili da individuare. Il fattore umano resta la difesa più critica. Per restare al passo con queste minacce, le organizzazioni devono combinare controlli tecnici robusti, formazione continua e una cultura della fiducia.

Cosa possono fare i dipendenti per proteggere i dati aziendali

Alcune semplici abitudini possono ridurre significativamente il rischio:

• Fermarsi quando una richiesta è urgente, insolita o riguarda denaro, credenziali o dati sensibili
• Verificare le richieste ad alto rischio tramite un secondo canale (richiamare usando un numero noto, confermare su Teams, chiedere a un responsabile)
• Non condividere mai password, codici MFA o approvare richieste di autenticazione non avviate personalmente
• Utilizzare strumenti di condivisione e archiviazione approvati, evitando account personali
• Segnalare rapidamente email, messaggi o chiamate sospette, senza timore di colpe

Una solida cultura della privacy rende facile la segnalazione e supporta i dipendenti quando qualcosa va storto.

Come le organizzazioni possono rafforzare la sicurezza dei dati

Proteggere i dati sul posto di lavoro richiede confini chiari e misure di sicurezza concrete. L’obiettivo è raccogliere solo i dati necessari, conservarli in modo sicuro e limitare chi può accedervi.

Misure chiave da implementare

• Trasparenza su raccolta e conservazione dei dati: comunicare quali dati vengono raccolti, perché sono necessari e per quanto tempo saranno conservati. Eliminare i dati quando non servono più.
• Limitare l’accesso in base al ruolo: applicare il principio del minimo privilegio e il controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC). Rivedere regolarmente i permessi per evitare accumuli eccessivi.
• Proteggere i dati a riposo e in transito: cifrare le informazioni sensibili e standardizzare metodi di condivisione sicuri.
• Monitorare attività anomale: individuare download insoliti, esportazioni massive e accessi da località inattese.
• Rafforzare l’autenticazione: richiedere MFA per i sistemi critici e controlli più stringenti per gli account privilegiati.

Formare i dipendenti a riconoscere le minacce basate sull’AI

La tecnologia da sola non può fermare gli attacchi alimentati dall’AI. I dipendenti hanno bisogno di una formazione realistica, che rifletta l’aspetto reale delle minacce attuali.

Una formazione efficace dovrebbe:

• Mostrare esempi concreti di deepfake, voci clonate e phishing altamente curato
• Rafforzare l’idea che urgenza e segretezza sono segnali di allarme, anche quando il messaggio sembra provenire dalla leadership
• Rendere semplice e sicura la segnalazione di attività sospette
• Prevedere aggiornamenti regolari per restare al passo con l’evoluzione delle tecniche di attacco

Contromisure tecniche contro gli attacchi basati sull’AI

Accanto alla formazione, i controlli tecnici possono ridurre l’impatto del social engineering e proteggere dipendenti e dati aziendali.

Tra le misure principali:

• Strumenti di sicurezza email in grado di rilevare spoofing, pattern di invio anomali e link o allegati malevoli
• Protezioni di dominio e identità (DMARC, SPF, DKIM) per fermare email fraudolente con domini aziendali falsificati
• Gestione delle identità e degli accessi robusta, con account univoci, MFA e controlli rigorosi sugli account amministrativi
• Soluzioni di Data Loss Prevention (DLP) per individuare e bloccare trasferimenti sospetti via email, cloud o piattaforme di messaggistica
• Logging e sistemi di alert per identificare comportamenti anomali, come accessi da aree geografiche insolite o download massivi di dati sensibili

Rendere la privacy dei dati una responsabilità condivisa

La privacy dei dati non è un progetto una tantum né una semplice checklist per l’IT: è un impegno continuo. Inizia con la leadership, che deve riconoscere i rischi reali — dalle truffe sofisticate basate sull’AI alle vulnerabilità dei fornitori — e si estende alla creazione di un ambiente in cui ogni dipendente si senta responsabilizzato come prima linea di difesa dell’organizzazione.

Quando la privacy diventa parte integrante del modo di lavorare del team, tutti ne traggono beneficio: le persone sono più protette, il business è più resiliente e la fiducia diventa la base su cui costruire il futuro.

Restare al sicuro significa restare vigili.